La mayoría de hojas de presupuestos no falla por falta de datos, sino por falta de columnas que digan qué hacer después. Esta es la estructura mínima que funciona en una instaladora de placas solares o aerotermia, y que además se puede automatizar sin tocar fórmulas raras.
Una hoja con cliente, importe y “enviado” sirve para consultar el pasado. No sirve para decidir el lunes por la mañana a quién escribir. Para eso hacen falta tres cosas: una fecha de próximo contacto, una etapa de seguimiento y un estado que cambie solo cuando el cliente responde.
La estructura que uso en CierraPresupuestos separa tres momentos del negocio: lo que llega (Leads), lo que envías (Presupuestos) y lo que se cierra (Proyectos). No es un CRM ni pretende serlo: es una hoja que un instalador puede leer entera en una pantalla.
Aquí se guarda la solicitud tal como llega, antes de decidir si merece un presupuesto. Estas son las columnas del pack:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
lead_id | Identificador único; evita duplicados al importar. |
fecha | Fecha ISO completa; sirve para medir tiempo de respuesta. |
nombre | Nombre de contacto, no de empresa. |
telefono | Normalizado; el workflow limpia espacios y prefijos. |
email | Columna de coincidencia para no duplicar leads. |
tipo_instalacion | Placas, aerotermia o climatización; permite filtrar. |
importe_estimado | Rango inicial, no el presupuesto final. |
mensaje | Contexto libre del cliente; se lee antes de llamar. |
consentimiento | RGPD: sin consentimiento, no hay seguimiento comercial. |
estado | nuevo o revisar si faltan datos. |
fuente | Formulario, web, teléfono; de dónde vino. |
La columna que casi nadie tiene es consentimiento. Sin ella, un seguimiento automático es un problema legal, no una ventaja. Mejor tenerla desde el primer día.
Es la pestaña que trabaja. Cada fila es un presupuesto enviado y debe saber cuándo toca el siguiente contacto.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
presupuesto_id | Referencia única del presupuesto. |
fecha_envio | Punto de partida de los días 2, 5 y 10. |
cliente, telefono, email | Datos de contacto para el email y la llamada. |
tipo_instalacion | Sirve para elegir el texto del seguimiento. |
importe | Importe enviado; no lo sobrescribas al cerrar. |
canal | Email, WhatsApp o teléfono. |
estado | enviado, aceptado, rechazado, perdido. |
followup_stage | 0–3; en qué punto del seguimiento está. |
next_followup | La columna clave: fecha del próximo contacto. |
fecha_cierre | Cuándo se decidió, para medir el ciclo real. |
importe_final | Lo que se firmó, si cambió respecto al enviado. |
notas | Objeciones, plazos, quién decide. |
Si solo puedes añadir una columna hoy, añade next_followup. Es la diferencia entre “ya le escribiré” y una lista concreta de tres nombres para el lunes.
Cuando el presupuesto se acepta, no se borra: se convierte en proyecto. Así mantienes la trazabilidad y puedes pedir la reseña en el momento correcto.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
proyecto_id | Referencia del proyecto. |
presupuesto_id | Une el proyecto con el presupuesto original. |
cliente, telefono, email | Contacto para la instalación y la reseña. |
importe | Importe cerrado. |
fecha_inicio, fecha_fin | Permiten saber cuándo pedir la reseña. |
estado | pendiente_inicio, en_curso, terminado. |
review_sent | si o no; evita pedir dos veces la misma reseña. |
next_followup. Sin fecha, el seguimiento depende de la memoria.El pack usa esta estructura y añade lo que una hoja sola no puede: al enviar un presupuesto, calcula los días 2, 5 y 10; envía los tres emails con textos humanos; actualiza followup_stage y next_followup; y si el cliente responde o acepta, para el flujo. Cuando se cierra, crea el proyecto y programa la petición de reseña.
Puedes probar la primera parte gratis: el workflow 01 captura leads y escribe en la hoja con tus credenciales. Si la estructura te encaja, el resto del pack son los otros siete workflows.
Sí. Las columnas son las mismas; el pack está pensado para Google Sheets porque los workflows escriben ahí, pero la lógica se traslada.
No. Empieza con Leads y Presupuestos. Añade Proyectos cuando cierres el primer trabajo; así evitas mantener una pestaña vacía.
Puedes renombrar las columnas o adaptar el workflow. Lo importante es que los encabezados coincidan exactamente con lo que espera el nodo de Sheets.
No. Sustituye la libreta y el “ya llamaré”. No lleva facturación, stock ni contabilidad.